EL
PROCESO ADMINISTRATIVO
El Proceso
Administrativo nace desde hace muchos años atrás según James Stoner desde el siglo XIX, se acostumbraba a
determinar 4 pasos para que se llevara a
cabo el proceso en el ámbito de administración.
Además Para determinar este tema tan importante y hacerlo cumplir dentro
de una empresa, se debe tener
claro y
saber dos conceptos importantes,
primero ¿qué es administración? Y
como segundo ¿Qué es un proceso?, la administración es saber coordinar y organizar las metas, que quiere
lograr a través de una actividad o trabajo con el fin de hacer lo eficiente. Además es considerado como la
manera de organizar aquellas ideas
y planes, que se buscan alcanzar en la organización de
manera factible |
| introduccion al procesamiento de datos |
También
el Proceso administrativo es considerado como el conjunto de fases o etapas
sucesivas que a través de las cuales se efectúa la administración, en la que
ellas mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. A esto se
refiere la administración y el proceso
para llegar a cabo los planes proyectados en su ejecución.
OBJETIVO
El
objetivo fundamental de el proceso administrativo es confrontar los conceptos teóricos de la
administración con la práctica empresarial, mediante un diagnostico de las
actividades que realiza una empresa con
relación al proceso administrativo.
LA NATURALEZA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
En
la naturaleza de la administración se maneja 4 pasos, considerados que a su vez cada uno tiene
su naturaleza manejándose funciones fundamentales:
Planeación:
Esta
contribuye a los objetivos que el administrador plantea asía la búsqueda de un fin para la empresa. Ya que
esta forma parte de la estructura mecánica o teórica.
Extinción
de la planeación todo depende de querer lograr el objetivo, es decir que en
ocasiones en la planeación lo planeado
se determina en un tiempo en que se maneja de a corto, mediano o largo
plazo. Todo depende de lo queremos lograr. Aquí
se maneja según los objetivos.
Eficacia de los planes, un
administrador debe ser constante en su proyección.
Organización:
Objetivos
cuantificables, en el proceso administrativo se requiere de este punto tan
importante como los es la claridad de los objetivos.
Claro
concepto de actividades o actividades involucradas, se requiere de una claridad
indispensable de lo que se quiere lograr
a través de las actividades que se buscan por medio de las metas.
Área
clara y concisa de la autoridad o de la decisión, en particular en esta se
determina en que se quiere enfocar a la meta y lo que se quiere alcanzar en la
organización.
Dirección:
Propósito
de la empresa, en esta naturaleza se debe observar cual es el propósito de la
organización.
Factores
productivos, esta se refiere a la productividad de la organización con el fin
de lograr el éxito como ejemplo tenemos las empresas que han logrado sus
productividad, es importante no confundir la productividad con producción.
Naturaleza
del factor humano, se requiere en la dirección el factor humano para alcanzar
una buena dirección en el proceso administrativo.
Control:
Establecer
estándares.
Medición.
Corrección.
Retroalimentación.
VENTAJAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Las
ventajas del proceso administrativo es de efectividad en un conjunto de estudio
de la administración en particular mencionan:
Planeación
su ventajas es que la planificación permite anteceder a los pro y a los contra porque el
administrador deberá utilizar sus habilidades en espera de cualquier
inconveniente que se pueda presentar.
Dirección
su ventajas es que se requiere de la búsqueda de los objetivo, ante cualquier problemática, que se pueda
presentar, además así seleccionar a las personas que harán o formaran
parte de cada procedimiento en el
proceso del administración de la organización, en búsqueda de la solución de
los conflictos.
Control
es el mantener presente la meta y los objetivos ante cualquier dificulta, que se
presente ante la empresa u organización, sin dejar escaparse las manos de el
gerente, porque si no sería un fracaso
para la empresa.
Estas
ventajas permiten un gran triunfo para las organizaciones organizadas que desean logra sus propósitos
eficientemente y así logra en triunfo en sus objetivos en comunión a todos para
la organización.
PLANIFICACION
Se
define con anteceder de lo que va suceder para el bien de la preparación ante
cualquier eventualidad. Además es el
paso de establecer metas y es una
antesala de los objetivos que se buscan alcanzar en cualquier ámbito de la
vida. En cuanto a la administración se fija
la planificación a través de
estrategias y técnicas. En la planificación es la manera de establecer planes
que buscan alcanzar en una organización, los planes presentan los objetivos de
la organización de una manera organizada.
Además
según la planificación se realiza a través de las experiencias vividas, para
esto se refiere llevar a cabo los
planes que resulten eficaz para el
progreso de la organización según James A.F. Stoner, R (2005) expresa que; “la
planificación produce una imagen de la circunstancias futuras deseables, dando
los recursos actualmente disponibles las
experiencias pasadas, etc.”
Además
Según Agustín Reyes Ponce (2004) menciona que la planificación: “Consiste en
fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los
principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para
realizarlo y la determinación de tiempo y números necesarios para su
realización”.
PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
Cada
etapa del proceso administrativo se rige por una serie de principios cuya aplicación
es indispensable para lograr una administración racional. Estas son verdades
fundamentales de aplicación que sirven como guía de conducta a observar en la
acción administrativa, Por lo tanto, para planear eficientemente es necesario
tomar en cuenta los siguientes principios:
a)
Factibilidad: Lo
que se planea debe ser realizable y no imposible de lograr, debe ser algo
alcanzable que se pueda consolidar y no plasmar optimismos falsos.
b)
Precisión: Los
cursos de acción a seguir deben ser precisos y bien definidos dado a que van a
seguir acciones concretas, si el fin buscado es impreciso, los medios y
recursos que coordinemos serán necesariamente total o parcialmente
ineficientes,
c)
Flexibilidad: En
aparente contraposición al principio de precisión antes mencionado, tenemos que
en el curso de acción ser flexibles a fin de poder realizar los ajustes o
cambios que resulten convenientes de acuerdo a la influencia ocasionada por
factores internos o externos. De ser posible en el mismo plan original deberán
preverse de antemano los caminos a seguir cuando se establezca la necesidad de
realizar cambios en el curso o cursos de acción originales.
d)
Unidad
de dirección: Para cada objetivo se sigue un curso de
acción definido adecuadamente coordinado con los demás objetivos y con sus
cursos de acción correspondiente de tal manera que aunque dentro de la empresa
se estén realizando simultáneamente varios planes todos ellos deben estar
integrados y coordinados de tal manera que bien pueda que existe un solo plan
general.
e)
Objetividad
y cuantificación: Es necesario que la base de los planes se
sustente en datos reales, razonamientos precisos y exactos para ello se
necesita utilizar datos objetivos reales que reflejen sus aspectos cualitativos
y cuantitativos sólo así será confiable la planeación.
f)
Eficaz:
Todo plan deberá de lograr una relación favorable de los beneficios que espera
con respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos últimos y el
valor de los resultados que se obtendrán en la forma más cuantitativa posible.
El plan debe expresar que los resultados
que deben ser superiores a los insumos o gastos.
g)
Participación:
Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las personas que
habrán de estructurarlo o que se vean relacionadas de alguna manera con su
funcionamiento.
CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DE LA PLANEACIÓN
Koont
y Weirich (1995) hablan sobre la naturaleza de la planificación, indicando las
siguientes características:
• El fin de la planificación es lograr
los objetivos de la empresa, facilitando su consecución.
• Señalan la primacía de la
planificación en relación a las restantes funciones administrativas: diseño
organizativo, dirección y control
• Constituye una función propia de todo
administrador, aunque su carácter y amplitud varíen según la delegación
recibida.
• Incorporan el objetivo de eficiencia
(Ingresos vs costes requeridos) en la realización de los planes.
ACTIVIDADES
IMPORTANTES DE PLANEACION
a)
Aclarar, amplificar y determinar los
objetivos.
b)
Pronosticar.
c)
Establecer las condiciones y suposiciones
bajo las cuales se hará el trabajo.
d)
Seleccionar y declarar las tareas para lograr
los objetivos.
e)
Establecer un plan general de logros
enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar
el trabajo.
f)
Establecer políticas, procedimientos y
métodos de desempeño.
g)
Anticipar los posibles problemas futuros.
h)
Modificar los planes a la luz de los
resultados del control.
TIPOS DE PLANES:
• Planes
estratégicas: se aplican a toda la organización, fijan sus metas generales,
y tratan de posicionarla en su contexto.
• Planes
operativas: especifican los detalles de como van a alcanzar las metas
generales.
• Planes
de largo plazo: planes cuyo horizonte temporal rebasa los tres años.
• Planes
de corto plazo: abarcan 1 año o menos.
• Planes
especificas: planes detallados sin márgenes para interpretación.
• Planes
direccionales: planes flexibles que establecen lineamientos
generales.
• Plan
único: destinado a satisfacer las necesidades de una sola ocasión.
• Planes
permanentes: planes continuos que encausan las actividades que se realizan
repetidamente.
Beneficios:
Con
mucha frecuencia los planes eficientes afectan el futuro de toda la
organización. La planificación es fundamental, ya que esta:
1.
Permite que la empresa este orientada al futuro.
2.
Facilita la coordinación de decisiones.
3.
Resalta los objetivos organizacionales.
4.
Se determina anticipadamente qué recursos se van a necesitar para que la
empresa opere eficientemente.
5.
Permite diseñar métodos y procedimientos de operación.
6.
Evita operaciones inútiles y se logran mejores sistemas de trabajo.
7.
La planeación es la etapa básica del proceso administrativo: precede a la
organización, dirección y control, y es su fundamento.
8.
Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las
corazonadas o empirismo.
9.
Facilita el control la permitir medir la eficiencia de la empresa.
10.
Propicia el desarrollo de la empresa.
11.
Reduce al máximo los riesgos.
12.
Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.
13.
Todos los esfuerzos se dirigen hacia los resultados deseados y se logra una
secuencia de esfuerzos efectivos.
14.
Se reduce al mínimo el trabajo no productivo.
15.
Se coordinan las actividades hacia el objetivo predeterminado.
16.
Los gastos totales se reducen al mínimo.
17.
Ayuda a realizar futuras posibilidades entre cursos alternativos.
18.
Guía el pensamiento administrativo.
19.
Ayuda a contestar la pregunta: “QUE HACER SI....”
20.
Se elimina el trabajo a base de supuestos.
Propósito de la planeación
La
planeación reduce el impacto del cambio, minimiza el desperdicio y la
redundancia, fija los estándares para facilitar el control, establece un
esfuerzo coordinado, da dirección tanto a los administradores como a lo que no
lo son, evita los errores y asegura el éxito de la empresa y administra con
eficiencia los recursos de la empresa.
Limitaciones:
Dentro
de las limitaciones de la planeación podemos mencionar:
a)
La planeación consume tiempo y dinero; sin embargo, esto no es sino una
inversión cuya recuperación y beneficios adicionales se producen por medio de
resultados más efectivos, económicos y rápidos.
b)
Los buenos esfuerzos de planeación no pueden apresurarse , se requiere tomar el
tiempo necesario para reflexionar, localizar y analizar datos suficientes, para
considerar posibles cursos de acción y para formular el plan en sí.
c)
Debe balancearse el empleo de recursos dedicados a la planeación, de tal manera
que su costo no llegue a exceder as u verdadera utilidad.
d)
Dificultad para llegar a los datos precisos con relación al futuro.
e)
La gente se interesa más en el presente que en el futuro.
f)
La planeación es costosa.
OBJETIVOS
Son
los resultados deseados para individuos, grupos o hasta organizaciones enteras.
Dan dirección a todas las decisiones gerenciales y forman el criterio contra el
cual los logros pueden ser medidos.
Estableciendo
objetivos.
Convertir
la visión en específicos blancos de acción.
Crear
normas para rastrear el desempeño.
Presiona
a ser innovadores y enfocados.
Ayuda
a prevenir costos y complacencias si los blancos necesitan alargarse.
Tipos de objetivos requeridos:
Objetivos
Financieros: Resultados enfocados en mejorar el desempeño financiero de la
compañía.
Objetivos
estratégicos: Resultados enfocados en mejorar la competitividad y su posición
de negocios a largo plazo
Cuando Agustín reyes habla de fijar esta
refiriéndose a una proyección de lo que se quiere logar, es decir la brusquedad
de un fin en común en la organización. Además de esto el menciona de que
5etapas de la planeación en que son política, procedimiento, propuesta,
estrategias y tácticas, que a
continuación se describe:
Elementos de la planeación:
Política: es
el principio para orientar la acción. Es
decir la manera se utilizara para llevar a cabo los objetivos. Son guías
para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la
toma de decisiones, sobre problemas que se repiten dentro de una organización.
Procedimiento:
permite la secuencia de las estrategias y de los métodos utilizados. Establecen
el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la
realización de un trabajo repetitivo
Presupuesto: son
los programas en que se precisan los precios
de costo y gastos, y el total de
dinero que se financiera para un
proyecto. Son los planes de todas o algunas de las fases de actividad
del grupo social expresado en términos económicos, junto con la comprobación
subsecuente de la realización de dicho plan.
Estrategias y tácticas: en
esta se utiliza el ordenamiento de esfuerzos y recursos que se usan para
alcanzar para el cumplimiento del alcance de los objetivos amplios y concreto en primer plano y en
segundo. Cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el
empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las
condiciones más ventajosas.
IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN
La
planificación, es fundamental para la administración, ya que propicia el desarrollo de la empresa.
En el que reduce al máximo los riesgos, y
asi maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo. Conociendo de
esta manera que: Planear es función del administrador, aunque el carácter y la
amplitud de la planeación varían con su autoridad y con la naturaleza de las
políticas y planes delineados por su superior.
De
esta manera, el reconocimiento de la
influencia de la planificación ayuda en mucho a aclarar los intentos de algunos
estudiosos de la administración para distinguir entre formular la política
(fijar las guías para pensar en la toma de decisiones) y la administración, o
entre el director y el administrador o el supervisor. Un administrador, a causa
de su delegación de autoridad o posición en la organización, puede mejorar la
planeación establecida o hacerla básica y aplicable a una mayor proporción de
la empresa que la planeación de otro. Sin embargo, todos los administradores
desde, los directores hasta los jefes o supervisores. Además esta le permite el
triunfo de un plan estratégico de la empresa u organización.
Planeación Estratégica:
Toda
empresa diseña planes estratégicos para el logro de sus objetivos y metas
planteadas, esto planes pueden ser a corto, mediano y largo plazo, según la
amplitud y magnitud de la empresa. Es decir, su tamaño, ya que esto implica que
cantidad de planes y actividades debe ejecutar cada unidad operativa, ya sea de
niveles superiores o niveles inferiores. Ha de destacarse que el presupuesto
refleja el resultado obtenido de la aplicación de los planes estratégicos, es
de considerarse que es fundamental conocer y ejecutar correctamente los
objetivos para poder lograr las metas trazadas por las empresas.
Evolución de la planificación
estratégica
La
Planificación Estratégica como sistema de gerencia emerge formalmente en los
años setenta, como resultados natural de la evolución del concepto de
Planificación: Taylor manifestaba que el papel esencial del
"management" exigía la planificación de las tareas que los empleados
realizarían, el gerente pensada el qué, cómo y cuándo ejecutar las tareas y el
trabajador hacía.
La
Planificación Estratégica la cual constituye un sistema gerencial que desplaza
el énfasis en el "qué lograr" (objetivos) al "qué hacer"
(estrategias) Con la Planificación Estratégica se busca concentrarse en sólo,
aquellos objetivos factibles de lograr y en qué negocio o área competir, en
correspondencia con las oportunidades y amenazas que ofrece el entorno. la
planeación estratégica es un proceso que se inicia con el establecimiento de
metas organizacionales, define estrategias y políticas para lograr estas metas,
y desarrolla planes detallados para asegurar la implantación de las estrategias
y así obtener los fines buscados. La Planificación Estratégica tiene por
finalidad producir cambios profundos en los mercados de la organización y en al
cultura interna.
Matriz
dofa
(Plan
estratégico. Aplicación en un concepto determinado)
La
matriz foda, dofa o tows
La
Matriz FODA: es una estructura conceptual para un análisis sistemático que
facilita la adecuación de las amenazas y oportunidades externas con las
fortalezas y debilidades internas de una organización. Esta matriz es ideal
para enfrentar los factores internos y externos, con el objetivo de generar
diferentes opciones de estrategias.
(F)
Fortaleza; (O) Oportunidades; (D) Debilidades; (A) Amenazas.
El
enfrentamiento entre las oportunidades de la organización, con el propósito de
formular las estrategias más convenientes, implica un proceso reflexivo con un
alto componente de juicio subjetivo, pero fundamentado en una información
objetiva.
Se pueden
utilizar las fortalezas internas para aprovechar las oportunidades externas y
para atenuar las amenazas externas. Igualmente una organización podría
desarrollar estrategias defensivas orientadas a contrarrestar debilidades y
esquivar amenazas del entorno.
Las
amenazas externas unidas a las debilidades internas pueden acarrear resultados
desastrosos para cualquier organización. Una forma de disminuir las debilidades
internas, es aprovechando las oportunidades externas.
La
matríz FODA: Conduce al desarrollo de cuatro tipos de estrategias.
La
estrategia FO. Es basa en el uso de fortalezas internas de la organización con
el propósito de aprovechas las oportunidades externas. Este tipo de estrategia
es el más recomendado. La organización podría partir de sus fortalezas y a
través de la utilización de sus capacidades positivas, aprovecharse del mercado
para el ofrecimiento de sus bienes y servicios.
La
estrategia FA. Trata de disminuir al mínimo el impacto de las amenazas del
entorno, valiéndose de las fortalezas. Esto no implica que siempre se deba
afrontar las amenazas del entorno de una forma tan directa, ya que a veces
puede resultar más problemático para la institución.
La
estrategia DA. Tiene como propósito disminuir las debilidades y neutralizar las
amenazas, a través de acciones de carácter defensivo. Generalmente este tipo de
estrategia se utiliza sólo cuando la organización se encuentra en una posición
altamente amenazada y posee muchas debilidades, aquí la estrategia va dirigida
a la sobrevivencia. En este caso, se puede llegar incluso al cierre de la
institución o a un cambio estructural y de misión.
La
estrategia DO. Tiene la finalidad mejorar las debilidades internas,
aprovechando las oportunidades externas, una organización a la cual el entorno
le brinda ciertas oportunidades, pero no las puede aprovechar por sus
debilidades, podría decir invertir recursos para desarrollar el área deficiente
y así poder aprovechar la oportunidad.
Los objetivos
Representan
los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar,
establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un
tiempo específico. Las dos características primordiales que poseen los
objetivos que permiten diferenciarlos de cualquier otra etapa de la planeación
son:
1.-
Se establecen a un tiempo específico. (Determinado en días, meses, años, etc.)
2.-
Se determinan cuantitativamente (Que se pueden contar)
Origen de la Estrategia.
El
concepto de estrategia es antiguo. La palabra proviene del griego "strategeia",
que arte o ciencia de ser general. Los generales griegos dirigían sus ejércitos
tanto en las conquistas como en la defensa de las ciudades. Cada tipo de
objetivo requería de despliegue distinto de recursos. De igual manera la
estrategia de un ejército también podría definirse como el patrón de acciones
que se realizan para poder responder al enemigo. Los generales no solamente
tenían que planear, sino también actuar. Así pues, ya en tiempos de la Antigua
Grecia, el concepto de estrategia tenia tantos componentes de planeación como
de toma de decisiones o acciones conjuntamente, estos dos conceptos constituyen
la base para la estrategia.
Definición y Concepto de Estrategia
La
estrategia es producto de un acto creador, innovador, lógico y aplicable, que
genera un grupo de acciones coherentes de asignación de recursos y decisiones
tácticas. Según F. David, 1994. Gerencia Estratégica. “Una estrategia tiene que
llevar a cabo estrategias que obtengan beneficios de sus fortalezas internas,
aprovechar las oportunidades internas y evitar o aminorar el impacto de las
amenazas externas. En este proceso radica le esencia de Gerencia”.
Mientras que para Theodore A. Smith. “La
estrategia es la fórmula para obtener éxito en el mundo de los negocios. Es el
plan para conseguir los mejores resultados de los recursos, la selección del
tipo de negocio en que comprometerse y plan para conseguir una posición
favorable en el campo empresarial. Es tomar medidas para hacer frente a un
mundo externo siempre cambiante y comprender las características peculiares de
una industria y el programa para hacerle frente”.
TÉCNICAS DE PLANEACIÓN
Para
que nos sirven las Tecnicas de Planeación.
Las
técnicas de Planeación nos sirven para anticiparnos al futuro, minimizar
riesgos, optimizar y recursos; nos ayudará mucho a la hora de tomar decisiones
en nuestro negocio.
CLASIFICACION DE LAS TECNICAS DE
PLANEACIÓN.
Estas
técnicas están clasificadas en dos las cuales son: Técnicas Cuantitativas y
Técnicas Cualitativas.
1. Técnicas Cuantitativas:
En
estos tipos de técnicas se presentan la aplicación de métodos racionales
(matemáticos y lógicos), esto implicara estudiar el modelo matemático
establecido por la técnica que se desee aplicar, resultando siempre una
cantidad numérica (índice) que puede ser comparado con otros ya establecidos.
Las
técnicas cuantitativas mas utilizadas en los negocios son:
Investigación de operaciones
Redes CPM (Método de Ruta Crítica)
Redes PERT (Evaluación de Programa y
Técnica de Revisión)
Arboles de Decisiones
Estudio de factibilidad
Simulación
La siete herramientas básicas de Ishikawa
Análisis de Entorno
Grafica de Gantt (de Barras)
Diagrama de Proceso y de Flujo
2. Técnicas Cualitativas:
Estos
tipos de técnicas se presentan métodos no matemáticos basados en
confrontaciones, comparaciones, consensos, entre otros.
Las
técnicas cualitativas mas utilizadas en los negocios son:
Círculos de calidad y equipos de mejora
Tormenta o lluvia de ideas
Sinectica
Decisión por Consenso
Delphi
Pecera
Grupos TGN
Negociación Colectiva
ORGANIZACIÓN
Concepto de organización:
* Es
la función administrativa que consiste en definir las actividades laborales
ordenándolas jerárquicamente para alcanzar las metas establecidas.
* Es
un método de la distribución de la autoridad y de la responsabilidad, sirve
para establecer canales de comunicación entre los grupos.
*
Consiste en agrupar y ordenar las actividades necesarias para alanzar los
objetivos establecidos creando unidades administrativas, creando en su caso
funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía y estableciendo las
relaciones que entre dichas unidades debe existir.
La
organización agrupa y ordena las actividades necesarias para lograr los
objetivos, creando unidades administrativas, asignando funciones, autoridad,
responsabilidad y jerarquías; estableciendo además las relaciones de
coordinación que entre dichas unidades debe existir para hacer optima la
cooperación humana, en esta etapa se establecen las relaciones jerárquicas, la
autoridad, la responsabilidad y la comunicación para coordinar las diferentes
funciones.
La causa de la organización
La
causa fundamental de la estructura organizacional es la limitación del tramo de
control. Si no hubiese tal limitación, podríamos tener una empresa
desorganizada con un solo gerente.
Principio
del tramo de control, En cada puesto administrativo, tiene un límite el número
de personas que un individuo puede dirigir eficazmente, pero el número exacto
dependerá del impacto de variables implícitas.
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN
1.
Unidad de mando.
2. Especialización.
3.
Paridad de autoridad y responsabilidad.
4.
Equilibrio de Dirección-Control.
5. Definición
de puestos.
El significado
de este concepto viene del uso que en nuestra lengua se da a la palabra
"organismo". Este implica necesariamente:
a)
Partes y funciones diversas: ningún organismo tiene partes idénticas, ni de
igual funcionamiento.b) Unidad funcional: esas diversas, con todo tienen un fin
común o idéntico.c) Coordinación: precisamente para lograr ese fin, cada una
pone una acción distinta, pero complementaria de las demás: obran en vista del
fin común y ayudan a las demás a construirse y ordenarse conforme a una
teología específica.
Organización
informal: Tiene su origen en la necesidad de las personas de relacionarse con
un grupo específico, en el cual cada persona tiene un papel que le satisface,
además; el grupo elegido tiene intereses comunes. La organización informal a
menudo enfrenta conflictos con la organización formal. El administrador tiene
que armonizar los intereses de dichos grupos y lograr un equilibrio a favor de
la empresa.
Organización formal: Reyes Ponce (1981) define
la organización formal como "La estructura técnica de las relaciones que
deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos
materiales y humanos en un organismo social".
Según
Hicks, una organización es "Un proceso estructurado en el cual interactúan
personas para alcanzar objetivos". Elementos de la organización formal:
a) División
de trabajo.
b) Definición
de funciones y actividades.
c) Establecimiento
de jerarquías.
d) Determinación
del sistema de organización.
e) Establecimiento
de la comunicación.
f) Determinación
de normas y reglamentos.
Cuando
los elementos de la organización formal son definidos con claridad, o cuando no
se establecen algunos de ellos, pueden ocasionarse deficiencias en la
estructura formal. Las más comunes son:
a) Funciones
mal distribuidas.
b) Objetivos
sin lograr.
c) Aumento
de conflictos.
d) Autoridad
y responsabilidad indefinidas.
e) Ineficiencia.
f) Baja
productividad.
g) Desperdicio
y subutilización de recursos.
Tipos de organización formal:
Organización
lineal: como consecuencia del principio de unidad de mando, la organización
lineal se estructura por líneas directas de mando.
Organización
funcional: acepta la premisa de romper el principio de unidad de mando (un solo
jefe), es una autoridad dividida según la especialización.
Organización
lineo – funcional: es resultante de combinar los dos modelos anteriores y
reducir sus desventajas.
Organización
por comités: son formas administrativas aunque para algunos es una organización
sin autoridad lineal establecen las relaciones.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE ORGANIZACIÓN
1. Subdividir el trabajo en unidades
operativas (adeptos)
2. Agrupar las obligaciones operativas en
puestos (puestos reg. X depto.)
3. Reunir los puestos operativos en
unidades manejables y relacionadas.
4. Aclarar los requisitos del puesto.
5. Seleccionar y colocar a los individuos
en el puesto adecuado.
6. Utilizar y acordar la autoridad
adecuada para cada miembro de la admón.
7. Proporcionar facilidades personales y
otros recursos.
8. Ajustar la organización a la luz de los
resultados del control.
Propósitos de la organización
-
Permitir la consecución de los objetivos primordiales de la empresa lo más
eficientemente y con un mínimo esfuerzo.
-
Eliminar duplicidad de trabajo.
-
Establecer canales de comunicación.
-
Representar la estructura oficial de la empresa
Es
importante una estructura organizacional bien definida porque asigna autoridad
y responsabilidades de desempeño en forma sistemática.
INTEGRACIÓN:
Consiste
en seleccionar y obtener los recursos financieros, materiales, técnicos y
humanos considerados como necesarios para el adecuado funcionamiento de un
organismo social., la integración agrupa la comunicación y la reunión armónica
de los elementos humanos y materiales, selección entrenamiento y compensación
del personal.
ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
Agrupación
o conjunción técnica de las relaciones que deben presentarse entre las
funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos dentro
de una institución con la finalidad de obtener la máxima eficiencia dentro de
los planes y objetivos determinados.
ESTRUCTURA:
Es
la forma en que están ordenadas las unidades administrativas de un organismo y
la relación que guardan entre si.
IMPORTANCIA DE ORGANIZAR
*
Detallar todo el trabajo que debe ejecutarse para alcanzar las metas de la
organización.
*
Dividir la carga total de trabajo en actividades que puedan ser ejecutadas en
forma lógica y cómoda una organización totalmente formal o una totalmente
informal.
Se
definen dos externos de tipos organizacionales:
• Estructurada Débil
• Rígida Flexible
• Definida Indefinida
• Durable Espontanea
• Formal Informal
LA ORGANIZACIÓN FORMAL
Tiene
una estructura bien definida que puede ser descrita en términos de acciones de
autoridad, poder, subordinación y responsabilidad.
La
estructura también, puede definir los canales a través de los cuales fluyen las
comunicaciones. Los cargos son especificados para cada miembro y hay una
jerarquía de objetivos.
Estatus,
presagio, remuneración, graduación, etc., son durables y planeados y en virtud
del énfasis dado al orden son relativamente flexibles. La participación de sus
miembros es consciente y dentro de un tiempo generalmente abierto.
Las
organizaciones son estructuradas en base a las relaciones superior-
subordinado. Como resultado, la autoridad en un elemento universal en todas las
organizaciones formales.
Para
Scott y Michell, una organización formal es un sistema de actividades
coordinadas de un grupo de personas que trabajan cooperativamente en dirección
a un objetivo común sobre autoridad y liderazgo.
DIVISIÓN DE TRABAJO
La
división del trabajo se refiere al grado en que las necesarias tareas se
subdividen y se asignan a distintos individuos especializados. Las ideas de
división del trabajo y especialización son inseparables. En 1776 Adam Smith
concluyo que la división del trabajo incrementa la productividad al aumentar la
habilidad y destreza de cada trabajador, ahorrando tiempo que se pierde en el
cambio de tareas y a través de inventos que ahorran trabajo y maquinaria, al
igual que los autores actuales como March y Simon, han observado que las
economías de la especialización se derivan principalmente del hecho de que la
destreza aumenta con la práctica.
B) PRINCIPIOS:
La
estabilidad y volumen son principios para el éxito de la especialización,
Woodward encontró que la especialización tiende a ser más alta en el intervalo
medio de la escala tecnológica, donde la producción es estable y de gran
volumen
PROPÓSITOS FUNDAMENTALES
1.
El aumento de habilidad de cada trabajador en particular.
2.
La economía de tiempo que generalmente se pierde un pasar de una especie de
trabajo a otra.
3.
Invento de un gran número de maquinas que facilitan y acortan el trabajo y
permiten a un hombre realizar el de muchos.
DIRECCIÓN
Es
la acción e influencia interpersonal del administrador para lograr que sus
subordinados obtengan los objetivos encomendados, mediante la toma de
decisiones, la motivación, la comunicación y coordinación de esfuerzos la
dirección contiene: ordenes, relaciones personales jerárquicas y toma de
decisiones.
PRINCIPIOS DE LA DIRECCIÓN
1.
Motivación.2. Liderazgo.3. Comunicación.4. Equipos y trabajo en equipos.5.
Coordinación de intereses.6. Impersonalidad de mandos.7. Resolución de
conflictos.8. Aprovechamiento de conflictos.9. Vía jerárquica.
IMPORTANCIA DE LA DIRECCION
La
dirección es transcendental porque:
• Pone en marcha a todos los
lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.
• A través de ella se logra las formas
de conducta más deseable en los de la estructura organizacional.
• La dirección eficiente es determinada
en la moral de los empleados y consecuentemente, en la productibilidad.
• Su calidad refleja el logro de los
objetivos, la implementación de métodos de organización y en la eficacia de los
sistemas de control.
• A través de ella se busca un mejor
ambiente de trabajo para lograr mejores resultados.
CONTROL
Establece
sistemas para medir los resultados y corregir las desviaciones que se
presenten, con el fin de asegurar que los objetivos planeados se logren.
Consiste
en establecimiento de estándares, medición de ejecución, interpretación y
acciones correctivas.
La
función de control consta de cuatro pasos básicos:
• Señalar niveles medios de
cumplimiento; establecer niveles aceptables de producción de los empleados,
tales como cuotas mensuales de ventas para los vendedores.
• Chequear el desempeño a intervalos
regulares (cada hora, día, semana, mes, año.)
• Determinar si existe alguna variación
de los niveles medios.
• Si existiera alguna variación, tomar
medidas o una mayor instrucción, tales como una nueva capacitación o una mayor
instrucción. Si no existe ninguna variación, continuar con la actividad.
TIPOS DE CONTROL
La
tipología del control dependerá del criterio de análisis que se adopte. Según
los factores de análisis dependiendo de la realidad particular de cada empresa,
existen tres enfoques del control que deberá considerar, poniendo mayor o menor
énfasis en cada uno.
• Del mercado: Aplica mecanismos
externos de mercado como la competencia, los precios y la participación
relativa de mercado. Este tipo de enfoque es utilizado por empresas que poseen
productos o servicios claramente específicos y distintivos y donde existe una
considerable competencia en el mercado.
• Burocrática: Pone énfasis en la
autoridad organizacional y se basa en reglas administrativas, reglamentos,
procedimientos, y políticas. Este tipo de control depende de la estandarización
de actividades, descripciones de puestos de trabajo bien definidas y otros
mecanismos administrativos.
• Del clan: este tipo de enfoque se basa
en las conductas de los recursos humanos de la organización dadas por los
valores compartidos, las normas de grupo, las tradiciones, las creencias y
otros aspectos de la cultura organizacional.
Fases del Control:
Un
proceso de control corriente, cuyo propósito sea ayudar a vigilar las
actividades periódicas de un negocio y de cada centro de responsabilidad,
consta de las siguientes fases:
1.
Comparar el desempeño (resultados reales) con las metas y normas planificadas.
2.
Preparar un informe de desempeño que muestre los resultados reales, los
resultados planificados y cualquier diferencia entre ambos.
3.
Analizar las variaciones y las operaciones relacionadas para determinar las
causas subyacentes de las variaciones.
4.
Desarrollar cursos de acción opcionales para corregir cualesquier deficiencia y
aprender de los éxitos.
5.
Hacer una selección (acción correctiva) del menú de alternativas y ponerla en
práctica.
6.
Hacer el seguimiento necesario para evaluar la efectividad de la corrección;
continuar con la alimentación adelantada para efectos de re- planificación.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE CONTROL
1. Comparar los resultados con los planes
generales.
2. Evaluar los resultados contra los
estándares de desempeño.
3. Idear los medios efectivos para medir
las operaciones.
4. Comunicar cuales son los medios de
medición.
5. Transferir datos detallados de manera
que muestren las comparaciones y las variaciones.
6. Sugerir las acciones correctivas cuando
sean necesarias.
7. Informar a los miembros responsables de
las interpretaciones.
8. Ajustar el control a la luz de los
resultados del control.
HERRAMIENTAS DE CONTROL
Para
ejercer el control en cada uno de los niveles señalados, la administración
emplea.
-De
Control Superior: las herramientas estarán orientadas a evaluar y monitorear el
desempeño global de la organización.
-De
Control Intermedio: En este nivel, las herramientas de control se abordan desde
cada unidad de la organización como un conjunto de recursos, de manera aislada,
orientadas al mediano plazo.-
-Control
presupuestario: El presupuesto como plan, tiene una fase estrictamente de
control, el control presupu
estario.
Los presupuestos involucran acciones administrativas que producen resultados
observables dentro de períodos
-Control
de costos: El sistema de información que opera sobre los costos. Está dado por
una rama especializada de la contabilidad. Trata las informaciones sobre la
acumulación y el análisis de costos, asentando los costos en algún tipo de
unidad-base, como productos, servicios, componentes, proyectos o departamentos.
A partir de conceptos como costos fijos, variables y determinación del punto de
equilibrio, se puede acceder a técnicas de planeación y control sencillas ya
que muestran cómo los diferentes niveles de venta afectan las ganancias de la
empresa.
- De
Control Inferior: En el nivel inferior, las herramientas estarán orientadas al
control de ejecución de las operaciones. Las herramientas deberán abordar entonces,
aspectos más específicos como las tareas y operaciones. Al ser su espacio de
tiempo el corto plazo, su objetivo es inmediatista, es decir, evaluar y
controlar el desempeño de las tareas y operaciones en cada momento.
IMPORTANCIA DEL CONTROL
El
control es esencial para llevar un buen desempeño del objetivo a las metas que
se persiguen. Este nunca debe considerarse como negativo en carácter, ya que a
través dicha función se logra lo planeado, el control nunca debe ser un
obstáculo o impedimento, es una necesidad administrativa.
CONTROL COMO UN SISTEMA DE
RETROALIMENTACIÓN
El
control administrativo es esencialmente el mismo proceso básico que se
encuentra en los sistemas físicos, biológicos y sociales. Muchos sistemas se
controlan a si mismos mediante la retroalimentación de información, los
sistemas utilizan parte de su energía para retroalimentar información,
comparando el desempeño con un estándar e inicia la acción correctiva.
Por
lo general el control administrativo se considera como un sistema de
retroalimentación, este aspecto se puede ver con claridad al observar el
proceso de retroalimentación en el control administrativo (figura). Este
sistema presenta el control en una forma más compleja y realista que si se
considera solamente como un asunto de fijación de estándares, medición del
desempeño y corrección de desviaciones. Los administradores miden el desempeño
real, comparan esta medición con los estándares e identifican las desviaciones;
pero después, para realizar las correcciones necesarias deben desarrollar un
programa de acción correctiva y ponerlo en practica a fin de al desempeño
deseado.
En
la actualidad, Mary Coulter y Stephen Robbins han realizado estudios acerca de
la administración y sobre todo en el rol de los gerentes a la hora de
administrar.
Según
el libro Administración una perspectiva global de los autores Harold Koontz y
Heinz Weihrick, las funciones del administrador son: Planificación,
Organización, Dirección y Control que conforman el Proceso Administrativo
cuando se las considera desde el punto de vista sistémico. Fayol señala que
estos elementos se aplican en negocios, organizaciones políticas, religiosas,
filantrópicas y militares.
Desde los comienzos de
la humanidad que el hombre se ha acostumbrado a Vivir en Sociedad,
aprendiendo que por sí solo no podía obtener los mismos Recursos y
Bienes que si se unía a otros individuos, dando lugar a la formación de
Grupos de Trabajo que a su vez formaban parte de otros más numersosos,
como fueron las Sociedades Primitivas, siendo la vida en comunidad una
de las formas de poder relacionarnos con el medio y obtener beneficios y
cuidados.
... de Importancia: http://www.importancia.org/administracion-de-empresas.php
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